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7 ÉTAPES POUR BIEN RÉUSSIR VOTRE INAUGURATION

Publié par: Annie-Audrey Fortin 17 octobre 2018 0 commentaire(s)

Lors d’un ¨remodeling¨ ou de la création d’une nouvelle entreprise, l’inauguration symbolise clairement le début d’une grande aventure pour l’entrepreneur. Ce dernier, est toujours très excité et fébrile à l’idée d’enfin mettre ses produits sur le marché et parfois il néglige l’importance d’organiser une journée ou une soirée d’ouverture officielle. En ce sens, l’ouverture de son entreprise ou de ses nouveaux locaux passent souvent inaperçu, étant donné la forte compétition directe avec les entreprises du même secteur. En outre, si votre entreprise désire communiquer une évolution importante, il est primordial de le faire de façon professionnelle, afin que l’impact soit bénéfique pour l’image de marque de votre entreprise. À cet effet, l’événement mérite qu’on lui accorde du temps et de l’énergie afin d’imprimer un message fort dans les esprits de vos convives. Dans cet article, je vous explique comment faire de cette inauguration une réussite fulgurante.

 

 

S’improviser organisateur d’événement

Tout d’abord, sachez que plusieurs d’entre vous choisissez d’organiser votre propre inauguration et parfois le résultat est plutôt hasardeux. Vous l’aurez compris, un événement sans coordination ou sans aucune logistique, s’avèrera contre-productif pour votre entreprise. Le rendement attendu ne sera probablement pas à la hauteur de vos espérances. Il est donc capital de confier l’organisation à une agence compétente, capable de mettre en place une opération de communication forte et éloquente, ayant également les ressources humaines pour sortir des schémas simplistes. Plusieurs entreprises ont un penchant plus prononcé pour les discours protocolaires et cocktails classiques. Cependant, il existe des techniques émotionnelles beaucoup plus efficaces pour déclencher le bouche-à-oreille et atteindre vos objectifs.

Ceci dit, si vous décidez quand même de vous improviser organisateur d’événements, voici les 7 étapes incontournables de la préparation d’une journée ou une soirée d’inauguration :

 

 

#1 Décider de la date et de l’heure

Avant toute chose, vous devez décider de la date et de l’heure de l’événement et si vous croyez que n’importe quelle date et heure fera très bien l’affaire, attention! Vous devrez vous assurez que votre événement ne coïncide pas avec un autre événement d’envergure touchant la même clientèle cible que la vôtre et ayant lieu cette journée là. Autrement, vous risquez fort bien de vous retrouvez le bec à l’eau, sans personne pour assister à votre inauguration.

 

 

#2 Décider si votre liste d’invités sera VIP ou grand public

En tant qu’agence événementielle, nous vous conseillons bien sûr d’inviter les médias afin d’avoir la plus grande couverture médiatique possible. Pour attirer les médias à votre événement, vous pouvez assurer la présence d’un ambassadeur de marque spontané ou d’une personnalité sportive ou artistique. Cependant, assurez-vous auparavant que l’ambassadeur soit un prescripteur, une personne qui parlera positivement de votre entreprise ou de votre produit aux consommateurs. S’ensuit la liste d’invités classique. Dépendamment, si vous ouvrez un nouveau commerce ou une nouvelle entreprise, ou si vous ouvrez des nouveaux locaux pour une entreprise déjà existante, votre liste variera probablement. Dans le cas d’invitations ciblées, assurez-vous d’avoir une liste exhaustive afin de faire les relances nécessaires deux semaines avant l’événement et envoyez un carton d’invitation demandant aux invités de réserver leur place à l’avance. Autrement, selon la nature de votre commerce, vous pourrez également tenir une ouverture officielle dite de porte ouverte, permettant aux clients potentiels de découvrir votre entreprise et ses produits.

 

 

#3 Établir votre budget

Tous les entrepreneurs veulent faire de leur soirée d’inauguration un événement inoubliable. Cependant, il est important de consacrer un budget raisonnable et conforme à l’investissement réel que vous pouvez injecter dans l’événement d’inauguration. Pour se faire, vous vous baserez sur le nombre d’invités et les éléments que vous voulez incorporer à la soirée. Aussi, étant donné que vous n’êtes pas un organisateur d’événement aguerri, je vous conseille fortement de vous garder un coussin pour les imprévus (il y en aura vous pouvez en être certain). D’ailleurs, à cet effet, le plus grand avantage d’engager une agence événementielle, est d’obtenir de bien meilleurs prix auprès des fournisseurs étant donné qu’ils ont un partenariat établi à l’avance. Aussi, je préfère le préciser car plusieurs nouveaux entrepreneurs ne le savent pas encore, mais vous pourrez récupérer 100% des taxes de la facture totale de l’événement auprès du gouvernement.

 

 

#4 Élaborer la logistique de l’événement d’inauguration

Cette étape n’est pas si simple, elle implique que vous devrez déterminer un échéancier avec une chronologie à la minute près. Pour cette portion, je vous conseille fortement de faire appel à nos experts en gestion et coordination d’événements. Vous verrez très vite qu’il y a beaucoup d’éléments à gérer lors d’une soirée d’inauguration.

Croyez en mon expérience, lors du jour J, vous serez débordé avec la gestion des divers fournisseurs et vous n’aurez pas le temps de vous occuper de vos invités. Mais voici quand même une petite partie de la logistique à prévoir:

  • Préparer une promotion originale et constante (post événement)
  • Gérer la liste d’inscriptions (rappels, remerciements, etc.)
  • Gérer les fournisseurs divers et l’acheminent des produits lors du jour J (vous assurer que les fournisseurs n’arrivent pas tous au même moment mais bien selon un horaire précis, même chose pour la récupération après la soirée)
  • Organiser la préparation des infrastructures (montage et démontage de la salle)
  • Voir à l’accessibilité par voiture et/ou par transports en commun et ajouter un service de valet au besoin
  • Gérer l’équipe en charge de la décoration, l’équipe technique et audiovisuelle (répondre aux questions et régler les problèmes de dernière minute)
  • S’assurer d’avoir assez de nourriture (petites bouchées) et de boissons pour tous les convives. Planifier la livraison avec le traiteur et ne pas oublier de mettre des réfrigérateurs à sa disposition ainsi que des tables de service
  • Commander la vaisselle nécessaire (verres, coupes, assiettes, etc)
  • Offrir un service de vestiaire (durant la période froide)
  • S’assurer d’avoir assez de personnel de service (hôtesses, serveurs, ¨busboys¨, vestiaire, etc.)
  • Faire un ¨briefing¨ avec le maître de cérémonie et/ou DJ pour une bonne préparation (choisir au préalable le style de musique se mariant parfaitement à votre type d’événement et fournir au maître de cérémonie tous les noms, descriptions et textes importants)
  • Faire un ¨briefing¨ avec le groupe d’animation (prestation circassienne, groupe de musique, etc.)
  • Préparer les pochettes de presse (pour les médias au besoin)
  • Préparer la logistique des discours et de toutes les autres activités de la soirée (animations, discours, présentations visuelles, etc.)
  • Remettre un cadeau promotionnel aux couleurs de l’entreprise
  • Autres

 

 

#4 Le thème et la décoration

Même si ce n’est que sommairement, il est important de décorer votre local. La décoration aidera à établir l’ambiance de fête. D’ailleurs, vous devez savoir que plus la décoration sera élaborée, plus l’événement marquera les esprits des invités et des journalistes présents. En outre, vous pouvez évidemment accrocher quelques ballons, ajouter des lumières d’ambiances et installer une petite scène avec micro et lutrin. Cependant, il ne faut pas oublier que les gens s’attendent à être éblouis. De plus, Les personnes présentes à votre inauguration seront vos meilleurs promoteurs, alors essayez de leur en mettre plein la vue afin qu’ils parlent de leur expérience et qu’ils vous réfèrent dès que l’occasion se présente.

 

 

#5 Les boissons et petites bouchées

N’oubliez pas que la première impression est décisive, donc vous devrez absolument laisser une empreinte forte dans l’esprit de vos convives dès qu’ils passent le pas de la porte. Par ailleurs, nous associons souvent le thème inauguration avec champagne et petites bouchées, mais pourquoi ne pas innover? Faites appel à un service d’experts en mixologie afin de créer pour vous une boisson sur-mesure aux couleurs ou au nom de votre entreprise. De plus, le vin est toujours une valeur sure, donc approvisionnez-vous en abondance mais pensez également au côté spectacle et émerveillement. Alors pourquoi ne pas ajouter des boissons moléculaires? Aussi, pensez aux boissons sans alcool, à l’eau pétillante, au café, etc. Concernant les amuses gueules, je vous suggère d’opter pour des bouchées bourratives et surtout comptez un minimum de 6 à 7 bouchées par personne, pour ne pas affamer vos invités.

 

 

#6 Le photographe et vidéaste

Assurez-vous d’avoir des tonnes de photos prisent lors de l’inauguration et si possible une vidéo corporative également. Vous aurez besoin des photos et de la vidéo ultérieurement, pour faire la promotion de votre entreprise sur les réseaux sociaux. Votre investissement sera une plus-value à long terme, et en jumelant votre vidéo corporative à l’ensemble de vos pratiques de promotions, cette dernière vous permettra de ¨surfer¨ sur la vague plus longtemps. Aussi, ne sous-estimez pas le pouvoir d’une photo, elle peut à elle seule susciter des émotions et surtout de l’engagement social, ce qui augmentera vos chances d’atteindre un plus grand nombre de personnes, voire même fidéliser une nouvelle clientèle.

 

 

#7 L’évaluation finale

Au final, vous serez surement curieux de connaître les retombées de votre inauguration sur votre entreprise. Il est donc important de faire un bilan, de mesurer l’impact marketing et l’efficacité de votre événement. Est-ce que l’investissement en a valu la peine? Si votre ouverture officielle a bien été préparée et coordonnée, les retombées devraient être positives. Aussi, au terme de l’événement, faites le point, et surtout calculez le temps que vous avez alloué à la préparation, afin de savoir si en définitive, vous n’auriez pas fait mieux d’engager une agence expérimentée.

Pour vous convaincre de l’efficacité de ce type de soirée, nous vous conseillons de lire: NOUS L’AVONS TESTÉ POUR VOUS – L’ÉVÉNEMENT CORPORATIF
De plus, pour vous aider dans votre recherche de l’animation événementielle idéale pour votre soirée d’inauguration, nous vous conseillons de lire l’article: LES ANIMATIONS ÉVÉNEMENTIELLES SUR-MESURE
Pour contacter l’équipe d’experts en événementiel de l’Agence INOVA: info@agenceinova.com ou par téléphone au: 514-497-9890

 

 

Article par: Annie-Audrey Fortin

 

 

 

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